Puede que, como dueños o administradores de un negocio, su tiempo pueda estar ocupado. Por ello, siempre está buscando maneras de ahorrar tiempo y dinero. Así que, ¿cómo podría manejar su negocio con una herramienta eficaz? ¿Cuál es la solución? Por suerte, tenemos actualmente un software contable que permite mejorar las operaciones digitales, tanto en el área de ventas, logística y más. En este artículo de Dora, te contamos cuáles son las ventajas de un software contable. 

¿Qué es un software contable?

Antes de conocer las ventajas de un software contable, es importante conocer qué es un software contable. El software contable puede estar basado en la nube (también conocido como en línea). O bien, puede obtener software descargable que se almacena en un dispositivo, como su computadora. 

El software contable almacena de forma segura toda su información en la nube. Debido a que todo está en línea, puede acceder fácilmente a sus libros mientras viaja. Además, no tienes que preocuparte por hacer actualizaciones manuales o descargar nada. El software contable de escritorio requiere que descargue y almacene el software en su computadora. Con la contabilidad de escritorio, usted es responsable de realizar una copia de seguridad de sus datos contables y realizar actualizaciones periódicas. 

El software contable también puede variar según la complejidad. Por ejemplo, si usted es un nuevo negocio que acaba de comenzar, es posible que desee obtener un paquete de software contable básico. Por otro lado, si es un empresario experimentado, es posible que necesite algo con cuentas más avanzadas, como contabilidad premium.

Ventajas del software contable

Ya sea que esté iniciando su primera empresa comercial o haya estado en el negocio durante años, existen innumerables ventajas al usar un software contable. Aquí hay algunas ventajas del software contable para empresas a tener en cuenta.

1. Portabilidad en la nube

Una de las ventajas clave del software contable es su capacidad de ser accesible desde cualquier lugar. Sus datos financieros y contables se cargan en una nube, se almacenan en servidores web y están protegidos por una matriz de seguridad.

Para acceder a los análisis de datos financieros y contables, solo será necesario tener una computadora portátil y una conexión a Internet. Cada tipo de software le permitirá designar un número específico de usuarios que pueden acceder a los datos. Debido a que los datos se almacenan en la nube, también puede permitir que los contadores colaboren entre sí.

2. Acceso a datos en tiempo real

La siguiente clave y una de las principales ventajas del sistema de contabilidad es que obtiene acceso a los datos en tiempo real. Cada actualización de su efectivo y ventas se verá a medida que suceda, lo que le permitirá tomar mejores decisiones. Además su contabilidad estará automatizada, podrá ahorrar mucho tiempo de su parte. 

3. Genera informes para su empresa

Cuando se trata de administrar los libros de su empresa, necesita una manera fácil de crear y obtener informes financieros. Aquí es donde el software contable puede ser útil. Esto facilita la recopilación de informes financieros e información para su empresa.Con el software contable, puede obtener el informe que necesita con solo un par de clics.

4. Automatiza procesos

Hoy en día, la automatización lo es todo. Y con el software contable, puede automatizar miles de procesos y dejar de perder tiempo en tareas manuales. Por ejemplo, podría realizar los siguientes puntos con un software en línea:

• Facturación
• Pagos con tarjetas de crédito 
• Recordatorios de pago
• Importación de datos

5. Seguimiento de inventario

¿Sabía que el software contable no solo resuelve los problemas de contabilidad y sus finanzas, sino que también realiza un seguimiento del inventario por usted? La gestión de inventario es una de las principales ventajas del software contable que disfrutan las empresas.

Además, proporciona datos en tiempo real sobre la cantidad de existencias que tiene disponibles. Gracias a esta función, puede realizar un seguimiento del inventario y hacer un pedido a la vez cuando ve que el inventario es bajo.

6. Organiza tus registros

Para ayudar a mantener sus libros de contabilidad limpios y ordenados, use un software contable.El software contable facilita la organización de sus cuentas, recibos, facturas y otros registros. De esa manera, no tiene que luchar para encontrar información ni estresarse por registros inexactos.

7. Ahorra tiempo y esfuerzos

Una de las tendencias contables más notables que verá hoy es la gran adopción de automatizaciones para ayudar a ahorrar tiempo. Las aplicaciones de software utilizan sistemas para realizar tareas repetitivas como la recopilación de datos, la entrada de datos y el procesamiento de datos. Algunas otras automatizaciones de las que puede encargarse el software contable son la computación de datos, que ayuda a eliminar las horas dedicadas a procesar números.

8. Proceso de contabilidad simplificada

Las cuentas por cobrar son una parte crucial de la sostenibilidad del negocio. Cuando pueda acortar los ciclos de pago y cobrar a los clientes lo antes posible, mejor será la posición en la que estará su negocio. Por lo tanto, crear una factura puede ser de gran ayuda para las operaciones comerciales.

Sin embargo, al aprovechar las ventajas del software contable, las empresas pueden mejorar en gran medida el proceso de facturación y mejor si es el tipo de facturación electrónica. Las plantillas para la facturación están disponibles, por lo que usted o su equipo de finanzas no tienen que dedicar tanto tiempo a generarlas o crearlas desde cero. 

9. Colaboración mejorada

El software contable mejora las colaboraciones en línea. Al aprovechar los sistemas de software basados ​​en la nube, los equipos pueden comunicarse de manera efectiva entre sí y dividir la carga contable en partes iguales entre los equipos respectivos.

El personal de contabilidad o cualquier persona a cargo del seguimiento de gastos no tiene que codificar todos los gastos ellos mismos. Pueden compartir la responsabilidad con otros miembros del equipo pidiéndoles a otros gerentes o jefes de departamento que se encarguen de ingresar los gastos de sus respectivos departamentos en el backend del software.

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